Aktuálně platná verze: 2023-11-08
Zásady ochrany osobních údajů ke stažení.
Česká společnost ornitologická – pobočka Střední Čechy a Praha („Pobočka“)
se sídlem Sluneční náměstí 2561/3, Praha 5, 158 00, IČO: 19890524, zapsaná ve Spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. L 78342.
Základním dokumentem řídícím fungování Pobočky jsou Stanovy Pobočky, které musejí být v souladu se stanovami České společnosti ornitologické („ČSO“) (oboje ke stažení ve Sbírce listin).
Statutárním zástupcem Pobočky je její předseda Ondřej Kulhánek, který jedná jménem Pobočky samostatně.
1. ÚVOD
Ochrana osobních údajů je upravená zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů a Nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR). Pobočka zpracovává osobní údaje na základě dobrovolné registrace členů, registrace spolupracovníků, souhlasu se zpracováním osobních údajů pro informační a marketingové účely (zejména zasílání pozvánek na akce, novinek o ptácích a možnostech zapojení do jejich výzkumu a ochrany, dárcovských výzev ad.). Kromě toho Pobočka zpracovává data na základě plnění smluv a právních povinností. Pobočka spravuje data o svých případných zaměstnancích a spolupracovnících, která jsou nezbytně potřebná pro její fungování.
Pobočka dále shromažďuje anonymní statistické údaje o využívání hardwaru a webových stránek. Samotnému použití informací předchází manuální nebo automatizované zpracování, aniž by docházelo k profilování, segmentace, reportingu apod. Kde to možné z hlediska účelu výstupu zpracování, jsou data zpracovávána anonymizovaně.
2. JAKÉ INFORMACE POBOČKA ZPRACOVÁVÁ?
Pobočka zpracovává pouze nezbytné typy údajů, které se pro různé skupiny osob liší, a většinou zahrnují pouze minimum z následujícího výčtu: jméno a příjmení, případ. firmu, IČO a sídlo; datum narození; kontaktní údaje (poštovní adresa, e-mail, telefon, adresa na sociálních sítích); datum vzniku členství v ČSO a Pobočce; portrétní fotografie; informace o interakcích mezi danou osobou a Pobočkou (jakým způsobem nás osoba kontaktovala/jsme osobu kontaktovali, na jaké téma, s jakým výsledkem); transakční údaje při placení členských příspěvků nebo při poskytnutí darů (zejména se jedná o číslo účtu, datum, výši a účel provedené platby); informace o využívání produktů a služeb Pobočky (např. účast na akcích a programech); fotografie účastníků akcí; u návštěvníků webů IP adresu, informace o navštěvovaných stránkách, uživatelských předvolbách, délce přihlášení a prováděných úkonech, případně o používaném typu zařízení, operačním systému a prohlížeči.
Zvláštní pozornost věnuje Pobočka zpracovávání údajů o dětech (členové ČSO, účastníci akcí ad.). Souhlas se zpracováním osobních údajů o dětech mladších 13 let dává zákonný zástupce dítěte při prvním kontaktu s daným dítětem (registrace člena, účast na akci apod.) a následně při každé změně rozsahu uchovávaných informací. Pobočka zásadně nezaznamenává, neuchovává a nezpracovává následující citlivé osobní údaje: osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin (s výjimkou přečinů životnímu prostředí v případě postupu podle § 3 odst. 10 Stanov ČSO), o zdravotním stavu a o sexuálním životě a genetické údaje. Výhradně na základě vědomě uděleného souhlasu zpracovává ČSO portrétní fotografie a v případě zaměstnanců či spolupracovníků i podpis a údaje o zdravotním stavu v rozsahu nutném pro plnění povinností dle právních předpisů.
3. PRO JAKÉ ÚČELY POBOČKA OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁ?
Účelem zpracování osobních údajů je v případě členů Pobočky zejména vedení členské agendy, poskytování členského servisu, včetně zasílání informací formou tiskovin a elektronických sdělení. V případě nečlenů spravuje Pobočka osobní data zejména za účelem zapojení do programů občanské vědy, informování o své činnosti, o ptácích a o možnostech zapojení do jejich výzkumu a ochrany, a dále za účelem zasílání dárcovských výzev a komunikace s dárci, a dále za účelem plnění smluvních a zákonných povinností.
4. KDE POBOČKA UCHOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE A JAK JE CHRÁNÍ?
Se spravovanými osobními údaji nakládá Pobočka zodpovědně a v souladu s platnou legislativou. Ke zpracovávaným osobním údajům mají přístup pouze pověřené osoby, které prošly interním školením na ochranu osobních údajů. Pro zpracování osobních údajů Pobočka používá automatizované i neautomatizované prostředky a zabezpečená elektronická úložiště nacházející se v členských zemích Evropské Unie. Osobní údaje v papírové podobě jsou uchovávány v zamčených prostorách. Přístup k nim má omezený počet pověřených a vyškolených osob. Po skončení důvodů ke zpracování nebo uchovávání jsou tyto přebytečné osobní údaje skartovány.
5. KDO JE SPRÁVCE A ZPRACOVATELÉ?
Správcem osobních údajů je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za jím stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování. Správcem osobních údajů poskytnutých Pobočce je výhradně Pobočka, která jako pobočný spolek ČSO spolupracuje s ČSO. Pobočka jakožto správce může pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele. Zpracovatel osobních údajů je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření či zmocnění správcem zpracovává osobní údaje. Pokud Pobočka využije zpracování zpracovatelem, zajistí plnou ochranu osobních údajů.
6. JAK DLOUHO POBOČKA UCHOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE?
Pobočka spravuje osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu, po archivační dobu vycházející z příslušných právních předpisů a v případě udělení souhlasu do doby, než je souhlas odvolán. Po pominutí zákonného důvodu pro zpracování osobních údajů (například po skončení účinnosti uděleného souhlasu) budou osobní údaje skartovány, resp. vymazány.
7. JAK LZE ODVOLAT SOUHLAS SE SPRAVOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Některé osobní údaje Pobočka spravuje na základě uděleného souhlasu, přičemž udělený souhlas lze kdykoli odvolat, tj. žádat vymazání osobních údajů. Vymazání osobních údajů nelze ovšem žádat v případě, kdy existuje jiný zákonný důvod pro jejich správu, například povinnost archivace účetní dokumentace. Udělení souhlasu se spravováním osobních údajů je dobrovolné, lze jej odmítnout nebo udělený souhlas kdykoli odvolat prostřednictvím zaslaného emailu na adresu kontakt@stredcechcso.cz. Souhlas musí odvolat výhradně osoba, která jej poskytla, resp. její zákonný zástupce.
8. JAKÁ JSOU ZÁKONNÁ PRÁVA OSOB, JEJICHŽ OSOBNÍ ÚDAJE POBOČKA SPRAVUJE?
Osoby, jejichž osobní údaje Pobočka spravuje, mají právo požádat o poskytnutí informace o osobních údajích o nich zpracovávaných, o účelu a povaze zpracování osobních údajů a o příjemcích osobních údajů a rovněž mají právo na přístup k údajům o nich spravovaných. Pokud by zjistily nebo se domnívaly, že Pobočka provádí zpracování jejich osobních údajů v rozporu s ochranou jejich osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, jsou kdykoliv oprávněny požadovat po Pobočce vysvětlení, případně požadovat, aby Pobočka odstranila takto vzniklý závadný stav, omezila zpracování údajů, popřípadě údaje o nich vedené zcela vymazala. Dotazy a požadavky je možné zaslat na email kontakt@stredcechcso.cz. Pobočka jako správce údajů je poté povinna přijmout příslušná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce, nebrání-li tomu právní důvody nebo oprávněný zájem nadřazený zájmu na ochranu osobních údajů. Osoby, jejichž osobní údaje Pobočka spravuje, mají rovněž právo obrátit se v případě porušení povinností na Úřad pro ochranu osobních údajů se žádostí o zajištění nápravy.
Tyto zásady jsou platné od listopadu 2023.